COVID-19 Testing Consent Forms

 

In an effort to prevent the spread of COVID-19, we have been working closely with the Virginia Department of Education (VDOE) and the Virginia Department of Health (VDH) to implement 2 free, OPTIONAL COVID-19 testing programs for our students, teachers, and staff for the 2021-2022 school year.

 

 

 

 

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consent to pool testing

To cancel this permission for COVID-19 testing, contact Mary Peters, Director of Support Services, directly at 804-524-3445, Ext 4701 or mary_peters@colonialhts.net.

 

 

Letter home to parents and guardians:


Dear Parents, Caregivers, and Guardians,


We know that last year was tough, but we’re excited to be back in the classroom this fall! We are committed to taking the steps necessary to help us maintain a safe return to school. As part of steps to help stop the spread of COVID-19 and keep our school open for in-person learning, we will offer a free COVID-19 Testing Program for students and staff at Colonial Heights Public Schools in partnership with the Virginia Department of Health. Regular testing will help protect our students, staff, family members, and others against COVID-19.

Through this program, we will be able to identify COVID-19 cases quickly and early, which can help us stop an outbreak before it happens. Additionally, we will be able to offer testing for those who have symptoms of COVID-19, even if vaccinated, or who have been in close contact with someone with COVID-19. This will help us keep students and staff in the classroom and able to take part in the school activities they love. 

We recommend everyone complete the consent and registration process for both the symptomatic and screening testing programs. As these are two different testing types, we have separate consents located here:

  1. Screening Testing Program: You can pre-register through Primary.Health’s platform for the screening program: https://my.primary.health/l/colonial-heights-public. This link is specific for our students and staff. This registration will take no longer than 5 minutes and is only done one time!
  2. Symptomatic Testing Program: You can pre-register through our school district’s Google Form: http://bit.ly/chpscovidtest. This link is also specific for our students and staff. 

We are working with our Virginia Department of Health and are joining other school districts throughout the state that offer this program. Here is a little more information about the testing program and process:

  • Who will be tested? We will offer testing to everyone who gives consent—all students and staff—even if they don’t have symptoms of COVID-19. Testing is voluntary but highly recommended. It is free of cost to you so no insurance information is needed, nor will you ever be asked to pay for these tests.
    • Testing is also available for students and staff who have symptoms of COVID-19, even if vaccinated, or who have been in close contact with someone with COVID-19 through our Binax diagnostic testing program.  For your convenience, you can also register online through our Google Form (http://bit.ly/chpscovidtest) to allow us to provide these tests to your students as well.  
  • How is the testing done? Testing will primarily be done through self-swabbing and monitored by trained staff on site for our screening program and utilize PCR testing. For our symptomatic and close contact testing, we will provide BINAX antigen tests for your student to complete in the school clinic:
    • Screening: Gently swabbing the inner part of the lower nostril. This test is not painful. We do not use the longer swabs that reach higher into the nose.
    • Symptomatic: Gently swabbing the inner part of the lower nostril. This test is not painful. We do not use the longer swabs that reach higher into the nose.
  • Where and when is the testing done? Our school’s screening testing site will be held within each school building, and will take place weekly, starting the week of November 8. The Binax antigen tests for symptomatic or close contacts will be provided when a student presents to the school clinic.
  • How will I get my child’s results? Screening results and communication will be shared electronically to the email and contact information used for registration. We recommend you register electronically through the link https://my.primary.health/l/colonial-heights-public which also allows you to consent to testing. We also have paper-based consent options available and the ability to receive results via a hotline. Results will be available within 24-48 hours from collection.
  • What happens if my child is positive? If your child tests positive, the school will contact you directly.  Your child will need to follow the quarantine guidelines from VDH and CDC, which includes a 10 day isolation period.  Other members in your household will also need to quarantine.  Specific guidance will be given to your child if they test positive.
  • How can I be sure that my child’s information will be protected? Sharing of information about your child will only be done for public health purposes and in accordance with applicable law and policies protecting student privacy and the security of your child’s data. Everyone with access to results is required to undergo full HIPAA training on these requirements as well. 

 This letter asks your permission for us to:

  • regularly test your child as part of a free COVID-19 testing program at school, and
  • provide a diagnostic test for your child if they show symptoms consistent with COVID-19 or have been in close contact with a person with COVID-19 while in school.  

To learn more or register your child for screening, please visit https://my.primary.health/l/colonial-heights-public.  To consent to symptomatic or close contact testing, please visithttp://bit.ly/chpscovidtest.

We are extremely grateful to our committed families and staff who continue to show great flexibility and resilience as we work together to contain the spread of this virus. If you have questions regarding the COVID-19 Testing Program, please reach out to Mary Peters, Director of Support Services, at (804)524-3445 Ext 4701, or mary_peters@colonialhts.net.


 

 

Estimados Padres, Cuidadores y Tutores,

Sabemos que el año pasado fue difícil, ¡Pero estamos emocionados de volver a las aulas este otoño! Estamos comprometidos a tomar las medidas necesarias para ayudarnos a mantener un regreso seguro a la escuela. Como parte de los pasos para ayudar a detener la propagación de COVID-19 y mantener nuestra escuela abierta para el aprendizaje en persona, ofreceremos un Programa de Pruebas de COVID-19 gratuito para estudiantes y personal de las Escuelas Públicas de Colonial Heights en asociación con el Departamento de Salud de Virginia. Las pruebas regulares ayudarán a proteger a nuestros estudiantes, personal, familiares y otros contra COVID-19.

A través de este programa, podremos identificar los casos de COVID-19 de manera rápida y temprana, lo que puede ayudarnos a detener un brote antes de que ocurra. Además, podremos ofrecer pruebas para aquellos que tienen síntomas de COVID-19, incluso si están vacunados, o que han estado en contacto cercano con alguien con COVID-19. Esto nos ayudará a mantener a los estudiantes y al personal en el aula y capaces de participar en las actividades escolares que aman.

Recomendamos que todos completen el proceso de consentimiento y registro para los programas de pruebas sintomáticas y de detección. Como estos son dos tipos de pruebas diferentes, tenemos consentimientos separados que se encuentran aquí:

  1. Programa de pruebas de detección: Puede preinscribirse a través de la plataforma de Primary Health para el programa de detección: https://my.primary.health/l/colonial-heights-public. Este enlace es específico para nuestros estudiantes y personal. ¡Este registro no tomará más de 5 minutos y solo se realiza una vez!
  2. Programa de pruebas sintomáticas: Puede preinscribirse a través del Formulario de Google de nuestro distrito escolar: http://bit.ly/chpscovidtest. Este enlace también es específico para nuestros estudiantes y personal. 

Estamos trabajando con nuestro Departamento de Salud de Virginia y nos estamos uniendo a otros distritos escolares en todo el estado que ofrecen este programa. Aquí hay un poco más de información sobre el programa y el proceso de prueba:

  • ¿Quién será el examinado?  Ofreceremos pruebas a todos los que den su consentimiento, a todos los estudiantes y al personal, incluso si no tienen síntomas de COVID-19. Las pruebas son voluntarias pero muy recomendables. Es gratuito para usted, por lo que no se necesita información del seguro, ni se le pedirá que pague por estas pruebas.
  • Las pruebas también están disponibles para estudiantes y personal que tienen síntomas de COVID-19,incluso si están vacunados, o que han estado en contacto cercano con alguien con COVID-19 a través de nuestro programa de pruebas de diagnóstico Binax.  Para su comodidad, también puede registrarse en línea a través de nuestro Formulario de Google (http://bit.ly/chpscovidtest) para permitirnos proporcionar estas pruebas a sus estudiantes también.
  • ¿Cómo se realizan las pruebas?  Las pruebas se realizarán principalmente a través del auto-hisopado y serán monitoreadas por personal capacitado en el sitio para nuestro programa de detección y utilizan pruebas de PCR. Para nuestras pruebas sintomáticas y de contacto cercano, proporcionaremos pruebas de antígeno BINAX para que su estudiante las complete en la clínica de la escuela:
  • Detección: Frotar suavemente la parte interna de la fosa nasal inferior. Esta prueba no es dolorosa. No usamos los hisopos más largos que llegan más alto a la nariz.
  • Sintomático: Frotar suavemente la parte interna de la fosa nasal inferior. Esta prueba no es dolorosa. No usamos los hisopos más largos que llegan más alto a la nariz.
  • ¿Dónde y cuándo se realizan las pruebas?  El sitio de pruebas de detección de nuestra escuela se llevará a cabo dentro de cada edificio escolar y se llevará a cabo semanalmente, a partir de la semana del 8 de noviembre. Las pruebas de antígeno Binax para contactos sintomáticos o cercanos se proporcionarán cuando un estudiante se presente a la clínica de la escuela.
  • ¿Cómo obtendré los resultados de mi hijo? Los resultados de la selección y la comunicación se compartirán electrónicamente con el correo electrónico y la información de contacto utilizada para el registro. Le recomendamos que se registre electrónicamente a través del enlace https://my.primary.health/l/colonial-heights-public que también le permite dar su consentimiento para las pruebas. También tenemos opciones de consentimiento en papel disponibles y la capacidad de recibir resultados a través de una línea directa. Los resultados estarán disponibles dentro de las 24-48 horas posteriores a la recolección.
  • ¿Qué sucede si mi hijo es positivo?  Si su hijo da positivo, la escuela se comunicará con usted directamente.  Su hijo deberá seguir las pautas de cuarentena de VDH y LOS CDC, que incluyen un período de aislamiento de 10 días.  Otros miembros de su hogar también tendrán que ponerse en cuarentena.  Se le dará orientación específica a su hijo si da positivo.
  • ¿Cómo puedo estar seguro de que la información de mi hijo estará protegida?  El intercambio de información sobre su hijo solo se realizará con fines de salud pública y de acuerdo con la ley y las políticas aplicables que protegen la privacidad de los estudiantes y la seguridad de los datos de su hijo. Todas las personas con acceso a los resultados también deben someterse a una capacitación completa de HIPAA sobre estos requisitos. 

Esta carta le pide permiso para que:

  • Hacer pruebas regulares a su hijo como parte de un programa gratuito de pruebas de COVID-19 en la escuela, y
  • Proporcione una prueba de diagnóstico para su hijo si muestra síntomas consistentes con COVID-19 o ha estado en contacto cercano con una persona con COVID-19 mientras estaba en la escuela.

Para obtener más información o registrar a su hijo para la evaluación, visite https://my.primary.health/l/colonial-heights-public. Para dar su consentimiento a las pruebas sintomáticas o de contacto cercano, por favor visit http://bit.ly/chpscovidtest.

Estamos extremadamente agradecidos con nuestras familias y personal comprometidos que continúan mostrando una gran flexibilidad y resiliencia mientras trabajamos juntos para contener la propagación de este virus. Si tiene preguntas sobre el Programa de Pruebas covid-19, comuníquese con Mary Peters, Directora de Servicios de Apoyo, al (804) 524-3445 Ext 4701, o mary_peters@colonialhts.net.

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